Funktionen & Integrationen für die Personaleinsatzplanung

Funktionen, schlau geplant

flexpep ist modular aufgebaut. Sie wählen, was zu Ihrem Betrieb passt, und erweitern jederzeit. Clever kombiniert wird daraus genau Ihre Lösung – und wer so plant, ist ein schlauer Fuchs.

Integrationen

Funktionen & Module

Alles für die Planung – Sie wählen, was Sie brauchen

Kernfunktionen sind in jedem flexpep enthalten. Module wählen Sie zusätzlich dazu – jederzeit erweiterbar. Hier die Funktionen, die für Ihre Branche am meisten bringen, verständlich erklärt.

01Inklusive

Schicht- & Einsatzplaner

Dienste, Schichten und Einsätze per Drag-and-drop planen. Änderungen sind sofort für alle sichtbar – transparent und fehlerfrei.

02Inklusive

Mitarbeiter-Disposition

Sie erfassen den Bedarf, flexpep teilt passende, qualifizierte Mitarbeitende automatisch zu – auch über mehrere Teams und Standorte.

03Inklusive

Automatische Regelprüfung

Arbeitsgesetz, Ruhezeiten, Qualifikationen und Pensum werden vor jeder Freigabe geprüft. Sie werden gewarnt, bevor ein Verstoss passiert.

04Inklusive

Ersatz bei Ausfall

Fällt jemand kurzfristig aus, schlägt flexpep den passenden Ersatz vor – nach Qualifikation, Verfügbarkeit und Nähe. Kein Herumtelefonieren.

05KIModul

Automatische KI-Planung

Die KI erstellt in Sekunden einen optimierten Plan, Sie geben ihn frei – rechtssicher, DSG-konform, in der Schweiz gehostet.

Ideal für: Betriebe mit vielen Schichten & Regeln

06Modul

Bedarfsprognose & Kapazität

Wie viele Leute brauche ich wann? flexpep rechnet den Personalbedarf aus Vergangenheit, Aufträgen und Zielen voraus – statt Bauchgefühl.

Ideal für: Callcenter, Gastronomie, Detailhandel

07Modul

Kartenplaner & Tourenplanung

Einsätze direkt auf der Karte planen – mit echten Fahrzeiten und kürzeren Wegen. Weniger Leerkilometer, mehr Zeit beim Kunden.

Ideal für: Pflege & Spitex, Aussendienst

08Modul

Mitarbeiter-App & Self-Service

Das Team sieht den Plan auf dem Handy, bestätigt Schichten, meldet Wünsche und tauscht – im Browser, ohne App-Store.

Modular. Sie nutzen, was Sie brauchen.

Live-Demo

Der Einsatzplan in Bewegung

Schichten zuweisen, verschieben und prüfen – so arbeitet der Plan im Alltag.

flexpep · Einsatzplan KW 24

Live-Demo

Kurzdemo der Einsatzplanung in flexpep.

Systemübersicht

Ihre Anforderungen – Punkt für Punkt prüfbar

Diese Übersicht folgt eins zu eins dem Aufbau von flexpep. Alle Funktionen sind offen sichtbar – Sie sehen sofort, ob Ihre Anforderung abgedeckt ist. Details zu den Stammdaten klappen Sie bei Bedarf auf.

Keine Funktion gefunden. Suchen Sie mit einem anderen Begriff – oder fragen Sie uns direkt, wir prüfen Ihre Anforderung persönlich.

Steuerung

Planung

Das Herzstück. Einsatzpläne entstehen automatisch durch den Planungs-Agenten oder manuell per Drag-and-drop. Freigabe, Versand und Wiederverwendung steuern den gesamten Planungszyklus.

Automatische Planung: Der Planungs-Agent weist Aufträge regelbasiert zu und bewertet jede Person nach Qualifikation, Verfügbarkeit, Pensum und Distanz zum Einsatzort.
Planungen freigeben: Freigabe-Workflow, bevor Pläne verbindlich an Mitarbeitende und Kunden kommuniziert werden.
Status Zeitraum: Planungsfortschritt, Abdeckung und offene Bedarfe je Periode überwachen.
Versand Wochenpläne: Fertige Wochenpläne automatisiert an alle Beteiligten versenden.
Planungen kopieren: Bewährte Pläne als Vorlage übernehmen und auf neue Zeiträume anwenden.

Kalender: sechs Sichten auf denselben Plan

Monatsplaner

Langfristige Grobplanung über den ganzen Monat.

Personaleinsatzplan

Klassische Matrix Mitarbeitende mal Zeit, mit Status je Zelle.

Auftragsplaner

Planung entlang offener Aufträge und Prioritäten.

Teamplaner

Sicht und Planung nach Teams und Gruppen.

Kartenplaner

Geografische Sicht mit Tourenoptimierung und Fahrwegen.

Kundenplaner

Einsätze aus Sicht einzelner Kunden planen.

Ressourcen

Personal

Die Grundlage jeder Planung. Schichten, Verfügbarkeiten, Absenzen und Arbeitszeiten bilden ab, wer wann mit welchen Fähigkeiten einsetzbar ist. Alle Stammdaten laufen in der Verwaltung zusammen.

Schichten: Schichtmodelle mit Zeiten, Pausen und Regeln definieren.
Verfügbarkeit: Individuelle Verfügbarkeiten und Arbeitsmuster hinterlegen.
Abwesenheitsgesuche: Ferien und Absenzen mit Antrag, Freigabe und automatischer Berücksichtigung in der Planung.
Arbeitszeit: IST- und SOLL-Stunden, Pensum und Differenzen laufend abgleichen.
Verwaltung 7 Bereiche: Zentrale Stammdaten für Personal, Standorte und Planungslogik.
+ Alle 7 Bereiche anzeigen

Mitarbeiter:inPersonalstammdaten mit Kontakt, Anstellung und Pensum.

FeiertageFeiertagskalender je Region für korrekte Soll-Zeiten.

StandorteMehrere Standorte getrennt führen und zuordnen.

SchichtenSchichtdefinitionen als wiederverwendbare Stammdaten.

TeamsMitarbeitende zu Teams und Einheiten gruppieren.

PlanungsprioritätGewichtung und Reihenfolge für die automatische Zuweisung steuern.

MitarbeitereigenschaftenSkills, Zertifikate und Merkmale als Zuweisungskriterien.

Bedarf

Kunden & Aufträge

Die Nachfrageseite. Aufträge und Kundenbedarf werden erfasst, der Leistungskatalog konfiguriert, wiederkehrende Einsätze automatisiert und konkrete Zuweisungen als Einsätze geführt.

Aufträge: Aufträge mit Zeitfenster, benötigten Skills und Priorität erfassen.
Kunden: Kundenstamm mit mehreren Standorten und Ansprechpartnern.
Einstellungen 2 Bereiche: Grundkonfiguration des Leistungs- und Tätigkeitskatalogs.
+ Beide Bereiche anzeigen

Kategorien für TätigkeitenTätigkeiten in übergeordnete Kategorien gliedern.

TätigkeitenLeistungs- und Tätigkeitskatalog mit Dauer und Anforderungen.
Wiederholender Kundenbedarf: Wiederkehrende Einsätze als Serie automatisiert einplanen.
Einsätze: Konkrete Zuweisungen von Ressource zu Bedarf, inklusive Status.

Kontrolle

Auswertung

Grundlage für Abrechnung und Steuerung. Stunden, Auslastung und Kapazitäten werden transparent und exportierbar dargestellt.

Stundenrapport: Geleistete Stunden je Mitarbeitende, exportierbar zur Abrechnung.
Rapport & Auswertung: Kennzahlen zu Auslastung, Planungsqualität und Kosten.
Mitarbeiterzeiten: Erfasste Zeiten pro Person im Detail.
Verfügbarkeiten: Freie Kapazitäten als Basis für die nächste Planung.

Konfiguration

System

Die Basis, auf der alles läuft. Zugriffe, Kommunikationsvorlagen und die visuelle Kodierung der Planung lassen sich passgenau einstellen.

User: Benutzer, Rollen und Zugriffsrechte verwalten.
Textvorlagen & Kommunikation: Vorlagen für SMS-, Mail- und App-Benachrichtigungen an Mitarbeitende und Kunden.
Kalenderfarben: Status und Einsatzarten visuell kodieren.

Der rote Faden

Ein durchgängiger Zyklus

Bedarf trifft auf Ressourcen, wird geplant, kommuniziert und ausgewertet. Vom Auftrag bis zur Abrechnung ohne Medienbruch.

Bedarf erfassen

Kunden, Aufträge und wiederkehrender Bedarf.

Ressourcen bereitstellen

Mitarbeitende, Skills und Verfügbarkeit.

Planen

Automatisch oder per Drag-and-drop zuweisen.

Kommunizieren

Wochenpläne per App, SMS und Mail.

Auswerten

Stunden, Auslastung und Pensum-Differenzen.

Rechtssichere KI

KI, die dem Schweizer Datenschutz entspricht.

Bei flexpep arbeitet KI ausschliesslich rechtssicher: DSG- und DSGVO-konform, mit Daten, die die Schweiz nie verlassen.

DSG & DSGVO

Voll konform

DSG- und DSGVO-konform – auch für besonders schützenswerte Daten.

Swiss Hosting

Daten in der Schweiz

Verarbeitung und Hosting ausschliesslich in zertifizierten Schweizer Rechenzentren.

Keine Blackbox

Mensch entscheidet

Die KI schlägt vor, Sie geben frei – jederzeit nachvollziehbar und kontrollierbar.

Integrationen

flexpep passt zu Ihrer
bestehenden Software

Für Auftragseingang, Abrechnung und HR verbinden wir flexpep mit den Systemen, die Sie heute nutzen – schnell und unkompliziert.

Office 365

Microsoft-Schnittstelle: Pläne und Termine direkt im Outlook-Kalender, in beide Richtungen synchronisiert.

ERP- / HR-Systeme

Anbindung an Abacus, Navision, SAP und viele weitere. Stammdaten und Stunden fliessen automatisch – kein doppeltes Erfassen.

Individuelle Schnittstelle

CRM, Projekt-Tools und weitere Systeme. Bietet Ihr System eine moderne Schnittstelle, binden wir es schnell und günstig an. CSV-Export auf Anfrage.

Unter anderem Office 365 Abacus Navision SAP Bexio in Kürze

Im Einsatz

So arbeiten die Funktionen in Ihrer Branche

Pflege & Spitex Kartenplaner · Arbeitsgesetz-Prüfung · Kontinuitätspflege Ansehen → Aussendienst & Service Routenoptimierung · Skill-Matching · Zeiterfassung Ansehen → Callcenter Volumen-Peaks · Pool-Schichten · Self-Service Ansehen → Logistik & Lager Saisonale Spitzen · Pensum-Schutz · Zeiterfassung Ansehen → Gastronomie Wetter- & gästeabhängig · Pool-Schichten · Self-Service Ansehen → Detailhandel Stosszeiten · Aushilfen & Teilzeit · Self-Service Ansehen →

Häufige Fragen

Funktionen, KI & Integrationen

Beides. KI und Planungs-Agenten nehmen die Routine ab und schlagen optimierte Pläne vor – rechtssicher, DSG-konform und in der Schweiz gehostet. Freigeben tun Sie. Keine Blackbox.

Ja. flexpep ist DSG- und DSGVO-konform. Die KI verarbeitet Daten ausschliesslich in zertifizierten Schweizer Rechenzentren – nichts verlässt die Schweiz.

Ja. Qualifikationen, Pensum und das Schweizer Arbeitsgesetz (Ruhezeiten, max. Arbeitszeiten, Nacht-/Sonntagsregelungen) werden automatisch geprüft – Warnung vor der Freigabe.

Die App läuft im Browser auf jedem Gerät. Kein App-Store, kein spezielles Gerät nötig.

Ja. Office 365, ERP-/HR-Systeme (Abacus, Navision, SAP) und individuelle Schnittstellen zu CRM oder Projekt-Tools. Bexio in Kürze.

Ja. flexpep ist modular und passt sich Ihren Prozessen an – keine starre Standardlösung.